Stock que avisa antes de que falte
El stock casi nunca falla por falta de control. Falla porque nadie se entera de que algo se terminó hasta que un cliente lo pide. La idea de esta guía es que el aviso llegue antes, y que el número que ves sea el que hay en el estante.
El nivel de reposición: el número que te avisa
Para cada producto que vendés seguido, definí un mínimo: la cantidad a la que tenés que volver a comprar. No es el stock ideal; es el punto de alarma.
- Calculalo con lo que tarda el proveedor. Si vendés dos por semana y el pedido tarda una semana en llegar, tu mínimo no puede ser menos de dos. Sumale uno o dos de margen.
- No le pongas mínimo a todo. Los productos que vendés una vez cada tanto no necesitan alarma; te van a llenar de avisos que nadie lee.
- Revisalo cada temporada. En diciembre se vende distinto que en julio.
Un ejemplo: vendés unas tres ceras por semana y el distribuidor tarda cinco días en entregar. En esos cinco días se van dos o tres. Con un mínimo de cuatro, cuando suena el aviso todavía te queda para cubrir la espera y algún imprevisto. Si el aviso te llega seguido con el estante casi vacío, subilo; si llega y la mercadería sobra, bajalo.
Cuando entra mercadería, cargala ese mismo día. Un stock que se actualiza «cuando hay tiempo» deja de servir en una semana.
Vender productos en el mismo ticket
Buena parte del stock que «desaparece» en realidad se vendió y nadie lo anotó. Pasa cuando el producto se cobra aparte, de apuro, al final del servicio.
- Que el producto entre en el mismo ticket que el servicio. Corte más cera, en una sola venta. Así se descuenta del stock en el momento.
- Que cada producto vendido tenga a alguien al lado. Si el que lo recomendó cobra algo por venderlo, va a ser el primero en cargarlo bien.
- Las salidas que no son venta, también. Lo que se usa en el local, lo que se rompió, lo que se regaló: anotalo como salida con su motivo.
Decidí también qué pasa cuando el sistema dice cero y el cliente tiene el producto en la mano. Lo más prolijo es no vender lo que no figura y corregir el stock primero. La alternativa es permitirlo y revisar los negativos al final del día.
Cada local con su estante
Si tenés más de una sucursal, el stock total sirve de poco. Que haya diez cremas en el negocio no ayuda si las diez están en el otro local.
- Llevá el stock por sucursal. Cada venta descuenta del local donde se hizo.
- El aviso, por sucursal. El mínimo puede ser el mismo para todos los locales, pero la alarma tiene que decir en cuál falta.
- Que cada encargado reponga lo suyo. Quien está en el local es quien ve el estante.
No mezclar locales
El error clásico: falta un producto en un local, alguien lo trae del otro y no lo anota. A fin de mes, un local tiene de más y el otro de menos, y los dos números están mal.
- Un traslado son dos movimientos: una salida en el local que entrega y una entrada en el que recibe, el mismo día y con el mismo motivo.
- Contá cada tanto, local por local. Una vez por mes alcanza: comparás lo que dice el registro con lo que hay y corregís con motivo.
- Antes de cerrar un local, trasladá todo lo que quede. El stock no puede quedar colgado de una sucursal que ya no opera.